Práticas Colaborativas, compartilhar, colaboração, co-criação! Porque estas palavras estão sendo tão utilizadas neste momento e por qual razão as empresas têm tanta dificuldade de entender e colocar em prática nos seus ambientes de trabalho?
Vamos falar sobre esses modelos de gestão tão presentes atualmente, e que estão funcionando muito bem, casados a velocidade e complexidade do que estamos vivendo nos negócios, nas nossas vidas e no mundo.
Você deve lembrar desse cenário, isso se ainda não estiver vivendo dentro dele, uma empresa cheia de salinhas onde cada departamento vive e se conecta somente com seu próprio setor, onde o chefe tem uma sala separada para ele com as portas fechadas, e quem sabe uma secretária na sua porta.
Ao mesmo tempo que está com sua mesa cheia de compromissos, não enxerga a operação com os seus olhos e demanda de um outro chefe que também demanda de mais um para saber o que está acontecendo na ponta.
Cada colaborador tem sua própria agenda de acordo com a sua função, e pouco sabe do que acontece nos outros setores ou com os outros profissionais, e frases como estas são muito usadas;
– A minha parte eu já fiz;
– Isso não faz parte da minha função;
– Isso aí é com o fulano, eu não sei de nada disso.
Organização nos processos é extremamente importante e dependendo em que a empresa atua é necessária. Porém esse cenário onde a comunicação não é sistêmica e compartilhada se tornou obsoleto, e quando nos deparamos com ambientes assim é muito ultrapassado, até para atrair novos talentos, as pessoas não estão buscando esse modelo.
Não estamos falando de salas coloridas cheias de puffs, o que é muito legal com certeza, e pode despertar a criatividade e melhorar a performance das pessoas com ambientes mais aconchegantes, quem não iria gostar? Mas, não é disso que se trata, implementar um ambiente onde as práticas colaborativas estejam presentes sem dúvida irá afetar os resultados de forma positiva.
Ter um time que atua de forma compartilhada, valorizando a pluralidade traz para a prática a co-criação e o foco em soluções, e de quebra acompanha a velocidade possibilitando a prototipagem de processos, produtos e serviços com mais agilidade.
O primeiro passo é conversar, ter diálogos abertos, dentro de um negócio existe um propósito comum, e independentemente da atuação de cada pessoa dentro deste contexto, esse propósito é o foco de todos, desta maneira quando a informação é compartilhada em todos os níveis propicia às pessoas a conectarem seus valores aos valores da empresa.
E por falar em valores, esse negócio de colocar as palavras: Ética, honestidade, qualidade nos valores da empresa já não funcionam mais. Há uma década talvez, se precisarmos dizer as partes interessadas que um valor é honestidade o qual deveria intrinsecamente ser, compreende? Outro valor é a qualidade muito vista nas declarações das empresas, uma notícia importante para você, precisamos dizer que se não existe qualidade como premissa básica do seu serviço ou produto, a empresa nem senta na mesa para jogar. O próprio mercado vai expulsá-la, ou certamente esse negócio não irá crescer. Repense.
As pessoas precisam conversar, se conectarem, porque tudo é da conta de todo mundo, mesmo que cada um tenha responsabilidades diferentes, afinal é uma empresa e um time.
Dicas para promover um ambiente de práticas colaborativas:
1 – Ferramentas colaborativas
Utilize ferramentas colaborativas como Trello, que serve para organizar atividades onde todos os colaboradores conseguem enxergar o que o outro está fazendo, ou um Kanban, que traz inúmeros benefícios, atualiza a equipe toda em tempo real, cria envolvimento, engajamento e empatia pelo esforço de todos, traz um conceito super importante para a quantidade de trabalho que assumimos “Pare de começar e comece a terminar”.
Independente de qual ferramenta você utilizar, mas que tenha o objetivo de incluir todos no mesmo processo.
Sugerimos a leitura sobre Kanban e uma maneira simples de aplicar.
2 – Check-in de trabalho
O check-in como sugestão de alinhamento de expectativas funciona muito bem, adotar essa prática para iniciar a semana, o dia ou uma reunião, coloca as pessoas na mesma página, criando um ambiente mais acolhedor e humano para promover a performance das equipes. Existem inúmeras perguntas para se fazer em um check-in. Dá uma olhada nesse vídeo e seja criativo.
3 – Não é O Poço
O sistema é uma coisa só, as pessoas precisam se comunicar dentro das organizações, se o gestor ainda é a pessoa que controla tudo, existe alguma coisa errada. A liderança precisa ser compartilhada. Vale muito a pena você aprender um pouquinho com estes níveis de desenvolvimento, e mudar o seu contexto.
4 – Inovação é a palavra chave da colaboração
Não se fala em ambientes colaborativos e co-criação sem falar em inovação. É fundamental construir um ambiente onde as pessoas possam criar, inventar e errar. O erro precisa ser bem-vindo e acolhido, as pessoas precisam ser incentivadas a inovar e desenvolverem sua criatividade. É necessário desmistificar a ideia de que as pessoas não são criativas.
É muito importante o acesso a liderança, o líder precisa se misturar e usar todos as habilidades da sua equipe, seus ouvidos precisam estar tão abertos quanto a porta da sua sala. Esse artigo sobre criatividade no ambiente de trabalho pode te ajudar.
5 – Soluções “palavrinha abençoada”
Como envolver as pessoas para que elas apresentem as soluções? Não adianta só perguntar, apesar de ajudar bastante, também não adianta fazer reuniões e apresentar o problema e todos ficarem em silêncio sem contribuir, isso só mostra uma equipe desengajada e desmotivada.
Adote práticas e ferramentas de engajamento, conheça seu time, utilize recursos como post-its, lego ou outras ferramentas que faça sentido para as pessoas, reúna duplas ou trios e de um tempo para discutirem soluções e apresentar ao restante do time, envolva, passe a bola.
Quando se cria um ambiente de confiança, a reciprocidade se apresenta e o time passará a compartilhar suas ideias e opiniões sem sentirem que estão sendo julgadas ou que é proibido errar.
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